Co to jest administracja biura i jaki jest jej zakres?

Praca w biurze to podstawa działania niemal każdego przedsiębiorstwa. Osoba pracująca w administracji koordynuje, zarządza i organizuje pracę biura. Wiąże się to z szerokim zakresem działań. Pracownik biurowy dba m.in. o właściwy obieg pism i dokumentów. Segreguje je i archiwizuje. Wszystko zależy od firmy. Co dokładnie wchodzi w zakres administracji biurowej? Sprawdzamy!

Jakie są najczęstsze zadania działu administracji?

W zakres obowiązków wchodzą takie zadania jak:

• obsługa klienta wewnętrznego i zewnętrznego,

• obsługa sprzętów biurowych,

• monitoring prawidłowego obiegu dokumentów,

• obsługa korespondencji,

• zamawianie biurowych materiałów,

• katalogowanie i archiwizacja faktur,

• kreowanie odpowiedniego wizerunku firmy w kontaktach z kontrahentami.

Do zakresu obowiązków pracownika administracji należy także obsługa wewnętrzna systemów firmowych, zamawianie materiałów biurowych oraz pomoc przy organizowaniu zdarzeń czy służbowych podróży.

Jakie są inne obowiązki pracownika biurowego?

Zastanawiasz się, czym się zajmuje pracownik biurowy? Wszystko zależy od stanowiska w administracji biura. Na obowiązki wpływa także branża czy wielkość przedsiębiorstwa. W dużych firmach pracowników administracji jest kilku. Każdy z nich zajmuje się danym zakresem. Może np. zarządzać fakturami, obsługą recepcji czy tworzeniem baz i wprowadzaniem danych. Co więcej, nierzadko wymagana jest znajomość języka obcego.

Z kolei w małych przedsiębiorstwach administracja biurowa to domena 1-2 osób. Z reguły ich zadania obejmują inne obszary tj. opracowanie ofert, śledzenie płatności w systemie czy zarządzanie profilami w Social Media.

Jakie są wymagania w zawodzie pracownika biurowego?

Jak się okazuje, działanie w administracji biura wymaga pewnych kompetencji. Zwykle podstawowym wymogiem jest wykształcenie wyższe. Zazwyczaj kandydatami są osoby po studiach:

• administracyjnych,

• zarządzających,

• ekonomicznych,

• prawniczych.

Co ciekawe, często możliwe jest pracowanie już podczas studiów. Wykształcenie może być też średnie i uzupełnione o kursy administracyjne. Poza tym ważna jest znajomość obsługiwania urządzeń biurowych i komputera. W cenie jest zdolność do tworzenia i analizowania oficjalnych dokumentów, wiedza z zakresu procesów administracyjnych, księgowych i logistycznych, jak również umiejętności organizacyjne czy zdolności analityczne. Znajomość języka obcego także się przyda.

Jakie są cechy i podstawy organizowania pracy?

Na organizację pracy wpływ mają:

• statut jednostki organizacyjnej,

• struktura zarządzania – reguluje ją regulamin organizacyjny. Wiąże się z podziałami na komórki wewnętrzne, a więc piony i wydziały. Pozwalają one na sprawne funkcjonowanie jednostki. Piony występują w większych jednostkach organizacyjnych. W ich zakresie mieszczą się sprawy, które są związane z jedną tematyką. Wydziały mają mniejszy zakres. Są reprezentowane przez dyrektorów, którzy są upoważnieni do wydawania danych decyzji. Działy opierają się na sprawach organizacyjnych. Dotyczą kierowników. Sekcje natomiast rozwiązują dane sprawy. Mają też funkcje reprezentacyjne.

• regulamin organizacyjny – akt, który stanowi podstawę wewnętrznego funkcjonowania konkretnej jednostki. Jest przez nią uchwalany. Dotyczy kwestii wydawanych przez nią aktów prawnych czy zasad naboru na stanowiska. Obejmuje także uprawnienia związane ze stanowiskiem, składanie sprawozdań oraz archiwizację dokumentów.

Poza tym istnieją samodzielne stanowiska. Są zwykle jednoosobowe lub kolegialne. Z kolei regulaminy wydziałowe rozwijają się na bazie właściwego upoważnienia. Zawiera się ono w regulaminie jednostki. Ten akt wewnętrzny obejmuje obsadę kadry danej jednostki, zasady obsługi, organizację pracy na danych stanowiskach oraz oceny efektywności pracy.